Malgré la digitalisation massive des entreprises, certaines opérations nécessitent quand même des traces sur papier. Les liasses et les carnets autocopiants sont encore indispensables à bien des égards.
Toute société commerciale qui se respecte ne peut pas encore s’en passer, et il y a de bonnes raisons à cela. Voici les principaux avantages de leur usage.
1. Une meilleure gestion des commandes et de la facturation
Les liasses autocopiantes sont un ensemble de feuillets de deux à trois pièces collées entre elles. Toute chose écrite sur la première couche se reproduira automatiquement sur les autres. La plupart du temps, un bloc entier est constitué de 50 de liasses.
Certains secteurs qui ont besoin d’une bonne gestion des commandes doivent impérativement utiliser des liasses autocopiantes. C’est notamment le cas des restaurants, des vendeurs de consommables en tout genre, et même des prestataires de services.
De cette manière, il sera possible d’obtenir plusieurs documents en un seul coup, sans avoir à recopier les mêmes données plusieurs fois. Toutes les personnes concernées disposent alors d’un exemplaire, si besoin. Ainsi, les professionnels économisent du temps et gèrent mieux la livraison des commandes clients.
2. Garder une trace des opérations
Le principe est le même pour ce qui est de la facturation ou la formalisation d’un achat effectué sur un produit ou un service. Les feuillets de factures sont indispensables pour garder une trace de toutes les opérations.
De plus, ces pièces sont essentielles d’un point de vue à la fois administratif et juridique. Elles serviront de preuve afin que le client effectue correctement chaque paiement.
Et grâce à la classification par date et le regroupement en un seul livret, il sera plus facile de retrouver les traces d’une transaction quelconque.
Ainsi, c’est pratique pour effectuer les contrôles ou retrouver des informations essentielles. Les feuillets sont enfin très utiles d’un point de vue comptable, mais aussi fiscal.
3. Un document professionnel et personnalisable
Les liasses autocopiantes constituent vraiment des outils de premier choix pour optimiser les processus internes de son entreprise. Il est possible de les utiliser pour gérer l’entrée et sortie de marchandises par exemple.
C’est aussi un moyen de susciter la confiance auprès des partenaires. D’ailleurs, nombreux sont les sociétés ou les professionnels qui exigent que des pièces justificatives leur soient fournies. Les feuillets des liasses autocopiantes peuvent également servir comme documents d’appui, notamment pour élaborer certains dossiers administratifs.
Pour qu’une entreprise puisse obtenir son livret, il est nécessaire d’en commander auprès d’un imprimeur spécialisé. À ce moment-là, il est possible d’adapter sa structure, sa taille ou encore son contenu selon les besoins de son utilisateur.
On peut ainsi obtenir un carnet de commande personnalisé avec le nom de la société, son logo, son adresse, ou encore ses coordonnées. Pour le cas des liasses de factures, ils se verront imprimer les mentions légales nécessaires. Divers formats sont ainsi disponibles, de l’A3 à l’A5.
La qualité du papier dépendra aussi du fournisseur ou de la gamme choisie par le professionnel. Dans tous les cas, il vaut mieux faire appel à un spécialiste reconnu.
