Au cours d’un parcours professionnel, nous sommes confrontés à différentes réunions.
Qu’elles soient en présentielles ou à distance, ces réunions permettent d’échanger entre collaborateurs sur différents sujets parfois épineux mais aussi de faire le point sur le travail de chacun.
Ces réunions peuvent être quotidiennes, hebdomadaires ou bien même mensuelles.
Si elles font partie intégrante du quotidien des employés, elles peuvent néanmoins être angoissantes et pousser certains à se mettre en retrait par peur de prendre la parole en groupe et de s’imposer.
Chaque réunion étant différente (sujets abordés, participants …) il est pourtant important d’aborder chaque point de réflexion et d’être proactif afin que la réunion soit une réussite.
Comment briser la glace en réunion et la rendre interactive ?
Lorsque l’on est en relation avec ses collègues tout au long de la journée et ce, cinq jours par semaine, il est crucial d’échanger avec eux sur différents points communs et centres d’intérêts afin de dynamiser le groupe et développer le travail d’équipe.
Il existe donc plusieurs techniques à mettre en place lors de réunions afin d’apprendre à mieux se connaître.
Différentes activités peuvent être incorporées à la réunion suivant le temps dont vous disposez. Par exemple, il peut être intéressant, lors d’une rencontre en petit comité de mettre en place l’atelier de détecteur de mensonges
Le principe est simple, chaque participant énonce deux vérités ainsi qu’un mensonge. Les collaborateurs posent des questions afin de démêler le vrai du faux.
Le but est de mieux connaître les personnes avec qui nous travaillons chaque jour, ce type d’exercice peut se révéler très instructif sur la façon de penser et le caractère de vos collaborateurs.
Il faut garder à l’esprit que la réunion doit se faire sur une base d’échanges positifs. Pour cela il peut être intéressant de proposer à chaque participant de raconter au groupe sa dernière réussite ou bien la chose dont il est le plus fier dernièrement
Ce type d’exercice crée une réelle dynamique de groupe qui permet d’échanger sur chacun tout en se valorisant mutuellement.
L’arbre a personnage
Les réunions peuvent être aussi le moyen pour chacun de s’exprimer sur ses ressentis et ses humeurs du moment, le plus souvent grâce à des outils imagés comme l’arbre à personnages.
Le principe est simple, suffit d’utiliser un dessin comme support sur lequel apparaît un arbre ainsi que des personnages.
Les personnages doivent être dessinés de manière à faire des analogies avec un état d’esprit ou un ressenti. Une gommette ou une épingle est ensuite remise à chaque participant.
Celui-ci doit alors placer sa gommette sur un des personnages de l’arbre et expliquer son choix. Cet exercice permet alors à chacun de partager son état d’esprit mais également le statut social qu’il pense avoir actuellement.
Grâce à ce type d’activité, il est beaucoup plus facile pour chacun de discuter et de réfléchir à des évolutions et améliorations possibles.
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L’atelier des mots
Une autre technique qui peut se révéler utile à chacun afin de déclencher une discussion collective est l’exercice des mots.
Pour cela, chaque collaborateur reçoit une feuille de papier avec une lettre inscrite sur celle-ci. Les personnes disposent ensuite de quelques minutes pour y écrire un mot commençant par la lettre attribuée.
Demandez ensuite à chacun de présenter son mot au groupe et de l’expliquer. Cet atelier est particulièrement intéressant puisqu’il propose aux participants de parler d’un sujet qui lui tient à cœur et qu’il souhaite partager avec le groupe.
Ce peut être un mot en rapport avec le sujet de la réunion du jour ou bien quelque chose de plus personnel qu’il souhaite mettre en avant, comme par exemple un état d’esprit, une idée de développement ou simplement une suggestion.
Pour que ces techniques fonctionnent au mieux, il faut garder à l’esprit que chaque réunion est différente. Il est alors préférable, pour une meilleure optimisation, de varier les ateliers en fonction du public ciblé.
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Le modèle de fonctionnement ne sera pas le même si la réunion à lieu entre plusieurs collègues ou bien si le directeur prend part à la rencontre. Vous pouvez alors mélanger les différents types d’exercices, être créatif et innovant afin de trouver ce qui dynamise le groupe et la réunion.
Le plus important est de créer une ambiance sécurisante ou chacun se sent libre de prendre la parole sans peur d’être jugé. Une équipe soudée et proactive, qui se sent écoutée n’en sera que plus motivée et efficace.
